GTD es un sistema de productividad individual que está ayudando a miles de personas a gestionar las tares de su día a día.
La aplicación de GTD:
- Alivia la sensación de desborde.
- Infunde confianza.
- Libera energía creativa.
Su gran atractivo es que es un sistema simple, flexible e inmediato.
¿Qué es GTD?
GTD son las iniciales de Getting Things Done.
- Origen: libro escrito por David Allen, convertido en un betseller.
- Metodología de productividad personal y profesional, que tiene miles de seguidores en todo el mundo.
- Principio "Despeja tu mente". Una persona necesita liberar de su mente todas las tareas pendientes, recopilándolas en un lugar específico. Así, la mente no tiene que estar recordando continuamente lo que tiene que hacer, y se dedica a las tareas.
- Se crean listas de tarea específicas para cada contexto.
- Regla de los 2 minutos. Cualquier tarea que puede ser realizada en menos de dos minutos, debería ser hecha inmediatamente.
- Hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Así, las tienes controladas hasta el momento de hacerlas.
¿Por qué tiene tantos seguidores en el mundo?
La metodología GTD ha revolucionado el mundo de la gestión del tiempo. Cuenta con grandes ventajas, por ejemplo:
- Ayuda a pensar. Una hora de pensar ahorra 20 horas de desarrollo.
- Disminuye el estrés. Te permite alcanzar la productividad sin estrés.
- Gestiona compromisos. Para que no se te olvide nada.
- Mantiene la mente despejada. En lugar de estar recordando continuamente lo que has de hacer, dedicas tus esfuerzos a la creación y ejecución.
- Administración de tus acciones. Subdivide tus proyectos en tareas para pasar de la reflexión a la acción.
- Multidireccionalidad. Sabes cuales son todas las próximas acciones pendientes que necesitas para completar un proyecto.
- Transforma las cosas. Te ayuda convertirlas en resultados concretos estableciendo próximas acciones controlables
- Planificar proyectos. Defines propósitos, generas tormentas de ideas. organizas elementos y próximas acciones.
Fases del GTD
La metodología GTD consta de tres fases:
Para que el sistema funcione es necesario realizar las tres fases.
Fase 1. Recopilar. Esta primera fase se basa en el lema: "Libera tu mente".
- Liberar nuestra mente de compromisos y tareas pendientes.
- Todo se almacena (personal y laboral) en un lugar llamado Inbox. Todo lo que tienes que hacer es recopilar y almacenar toda la información en un lugar específico llamado Inbox, y que tenemos controlado. De esta forma ,la mente no tiene que estar recordando continuamente, basta con acudir al inbox.
- Captura todo, nada debe quedar fuera del Inbox. Por ejemplo, llamadas, emails, recordatorios, tareas,...
- Inmediatamente. Captura de forma inmediata, para que no se te olvide nada ni lo pierdas.
- No proceses ni organices aún, sólo recopila.
- Profesional y personal. No es necesario distinguir entre personal y profesional. La potencia de GTD radica en que con un sólo sistema, gestionas todos los ámbitos de tu vida.
Fase 2. Procesar y Organizar.
- Se realiza varias veces al día en función del trabajo.
- Sacar todas las tareas del Inbox y asignarlas a carpetas, aplicándoles un filtro.
- ¿No requiere acción?
- Eliminar la información que no necesitas.
- Si es información de consulta, archívala.
- Requiere acción
- Si la tarea requiere menos de dos minutos, hazla.
- Si la tarea requiere de más de dos minutos, puedes delegarla, fijar una hora o fijar una fecha en el calendario
Fase 3. Revisar. Fase clave y que asegura el éxito del método.
- Se debe realizar de forma diaria, semanal y mensual.
- Comprobar que no hay tareas pendientes.
- Marcar tareas completadas.
- Chequear estado de tareas.
- Reprogramar fechas y estados, en caso de que sea necesario
- Mecanismo de control
Aplicando las tres fases, la metodología GTD es efectiva, así despejas tu mente, y avanzas en las tareas, obteniendo resultados.
Buenas prácticas
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